자영업자에게 꼭 필요한 기업 가계부 작성 요령 – 최계사 총무부 장관
저는 현재 중소기업을 운영하고 있습니다. CEO가 모든 일을 직접 하는 그야말로 1인 자영업이다. 1인 사업이 그렇듯이 매출도 크지 않고 이익도 그리 크지 않습니다. 그리고 저는 회계관리에 대해 잘 모릅니다. 그래서인지 원장을 사용하지 않는 경우가 많습니다. 장부를 보관하지 않으면 문제가 있습니다. 대략적으로 말하면 한 달에 1000만원 정도 팔고 500만원 정도 지출하기 때문에 500만원 정도의 순이익을 낼 수 있다고 생각한다. 그런데 실제 통장을 보면 어떤 달에는 300만원이 남고, 어떤 달에는 600만원이 남는다. 들쭉날쭉하다. 돈이 어디서 들어왔는지, 언제, 얼마나 많은 돈이 나갔는지, 어떤 이유로 나갔는지 알 수 없다. 그렇기 때문에 장부는 필수입니다. 장부는 내가 맡겼는데, 장부관리는 CEO가 해야 하나요? 그러고 싶지만 필요해요. 장부는 장부관리자인데, 회사의 매출, 지출, 비용을 정리해서 어디가 문제인지 알아내야 합니다. 집에 가계부가 필요한 것처럼, 장부를 통해 회사도 비슷한 방식으로 관리할 수 있습니다. 인터넷에서 원장을 관리하는 여러 프로그램을 사용해 보았지만 너무 복잡하다는 큰 문제가 있었습니다. 저는 회계학을 전공한 사람은 아니지만, 사람들이 대변과 차변에 대해 이야기하는 것을 보면서 프로그램을 여러 번 삭제한 경험이 있습니다. (이 글을 읽는 분들은 아마 어느 정도 이런 경험을 해보셨을 겁니다.)
그러던 중 인터넷으로 인연을 맺은 회계사 최계사 씨가 만든 ‘사업자 가계부’를 보게 됐다. 이전에 개인용으로 가계부 관리를 잠깐 사용해봤는데 매우 편리했습니다. (물론 현재는 운영하고 있지 않습니다.) 기업용 가계부도 있으면 편리할 것 같다는 생각이 들었습니다. 물론 그 예측은 맞았다. 가장 좋은 점은 최계산 씨가 직접 관련 업종을 조사하고 그에 맞는 아이템을 설정해 준다는 점이다. 저 같은 경우는 외국 관광도시에서 게스트하우스 사업을 하고 있어요. 매출이 발생하는 곳으로는 에어비앤비, 위홈, 부킹닷컴 등이 있습니다. 지출 항목은 당연하지만 인건비, 임대료, 관리비, 공과금, 소모품비, 납부 수수료 등이 포함됩니다. 대부분의 가계부나 장부 서비스에서는 이러한 항목을 직접 설정해야 합니다. 아는 게 별로 없어서 대충하게 되고, 대충 하다보니 복잡해지고, 복잡해서 안쓰게 되더라구요. 그러나 최계산은 직접적인 대화를 통해 적절한 항목만을 설정한다. 간단한 과정이지만 꼭 필요한 과정이에요.
이로써 수입과 지출의 계정분류가 완료됩니다. 단순 계정만 생성되었습니다.
그런 다음 매출 및 지출 세부정보를 입력하세요.
대시보드는 자동으로 채워집니다. 이번달 매출은 402만원, 지출은 171만원이므로 영업이익은 230만원, 영업이익률은 57%이다. 가장 많은 매출이 발생한 곳과 가장 비싼 품목도 대시보드에 표시됩니다. 시각적으로 표현되기 때문에 관리가 쉽습니다. 지난달에 비해 어떤 항목이 더 많이 지출되었는지도 확인할 수 있습니다.
여기에는 일일 매출기록과 지출기록이 자동으로 입력됩니다. 저처럼 숙박업을 하는 사람들에게는 이런 매출 기록이 큰 의미가 없지만, 1인으로서 요식업을 운영하는 사람들에게는 하루 매출이 중요할 것입니다. 그래서 이 기능도 유용합니다.
벌써 10월도 지나갔네요. 이때 WeHome에 투숙한 횟수가 꽤 많아서 그래프가 약간 다르게 나타납니다. 가장 큰 비용은 월세이고, 그 다음이 인건비이다. 인건비를 줄이면 영업이익률이 높아진다는 뜻이다. 예전부터 고민을 했었는데, 숫자와 그래프로 보니 정말 임팩트가 크네요.
우리는 왜 매달 장부를 보관하나요? 연말에는 사업 전반을 재검토할 예정이기도 하다. 그래서 월별 그래프가 필요하고, 기업 가계부에서 이 기능을 사용할 수 있어 매우 편리합니다.
우선 10월과 11월의 데이터만 포함해서 실행해봤습니다. 각 계좌별 월별 지출과 수입을 보여주며, 전월보다 높은지 낮은지 알려줍니다. 사업이 잘되고 있는지 아닌지 알 수 있습니다.
각 계정의 지표가 어떻게 변경되는지 그래프로 확인할 수도 있습니다. 청소 비용이 감소하는지, 에어비앤비 예약이 증가하는지 등도 측정할 수 있습니다. 다른 업종에서는 어떤 채널의 주문이 증가하는지 확인할 수도 있습니다.
기업 가계부를 쓰면서 느낀 점은 제가 숫자에 무지했다는 점이었습니다. 흥미롭게도 숫자를 무시하면 순이익이 감소합니다. 돈이 어디로 가는지도 모르고 새어 나가기 때문이다. 우선 매출을 늘리는 것이 가장 중요한데, 비용을 통제하지 못하면 돈을 벌 수 없습니다. 비용을 통제하는 가장 좋은 방법은 가계부를 작성하는 것입니다. 집이 그러하듯 회사도 마찬가지다. 대기업이라면 매출과 지출을 정리하는 회계사가 있겠지만, 저희처럼 1인 사업자라면 사업장 장부를 스스로 정리해야 합니다. 그렇게 복잡해서는 안 됩니다. 세무서에 제출하는 것이 아니기 때문에 최대한 간단하게 작성하되 규격에 맞게 작성해야 합니다. 그런 면에서 최계사의 기업용 가계부는 정말 잘 만든 것 같아요.* 한번 해보고 싶으신 분들은 여기를 참고해주세요!
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많은 사업주들은 내무부 장관을 통해 비용과 지출을 통제하면서 사업을 발전시키기를 희망합니다. 매일 저녁 결산을 기록한다면 회사의 자금 흐름을 이해하는 데 도움이 되는 강력한 데이터가 될 것입니다. 물론 순이익도 늘어나겠죠 🙂 사용법은 아래 영상을 참고해주세요!
끝.